El conocimiento es poder, es fácil decirlo, pero no aplicarlo. El verdadero poder se encuentra en el uso que se le da a ese conocimiento.
En una empresa pasa lo mismo, hay información en todas partes: en los datos concretos, en los archivos, en los talleres e incluso en los pasillos… un buen ojo observador puede sacar provecho a todo lo que pasa en una compañía.
¿Qué hacer con la información?
El real éxito para una empresa es liderar el mercado y puede lograrlo con un mejor posicionamiento respecto de la competencia. El camino seguro para conseguirlo es: optimizar.
La optimización de procesos, según el sitio Sydle, es la disciplina que adapta continuamente los procesos con el fin de mejorarlos y aclara que la eficiencia de una empresa depende de sus procesos.
En pocas palabras la optimización significa sacar el mayor provecho posible, en el menor tiempo posible, utilizando sólo los recursos necesarios.
Desde siempre se han intentado desarrollar procesos de producción más eficientes y es por eso que la automatización es tan valorada. Hoy en día no podríamos tener economías de escala sin la optimización de procesos.
El sitio Inforges explica que para lograrla se requiere necesariamente un conocimiento profundo de la organización, ya que permitirá generar el movimiento necesario, aprovechando los recursos y la interconexión de todas las partes.
Pero como todo en esta vida… ¡ver para creer!
Pues, el sitio Yaydoo presenta en una nota algunos ejemplos de éxito de empresas que se tomaron la optimización en serio y disfrutaron del resultado:
Domino’s Pizza
La compañía realizó una optimización dentro del proceso de compras, junto a la implementación de un abastecimiento estratégico. El éxito de la estrategia permitió que la empresa lograra un volumen combinado en economías de escala, reducción de costos y control de calidad de su materia prima.
Procter & Gamble (P&G)
El segundo ejemplo que expone Yaydoo es el P&G, que aplicó una innovación tecnológica para relacionarse con sus proveedores y cerrar compras importantes optimizando recursos. La consecuencia fue un ahorro de casi un 9.6% en un periodo aproximado de dos años y medio.
Gobierno Federal de Estados Unidos
El último caso que mencionamos es el del Gobierno Federal de EEUU. El sitio Yaydoo cita la publicación de Steven Else, quien explica que la entidad se enfocó en estrategias para transformar sus procesos y servicios, optimizando su departamento de compras y abastecimiento. El resultado fue un ahorro de más de $350 millones durante la presidencia de Bush en el 2002.
En este punto consideramos que queda muy clara la importancia de la optimización, pero siempre puede quedar algún incrédulo en el camino. Es por eso que recuperamos algunos beneficios fundamentales que la empresa Sydle señala a la hora de optimizar procesos:
Mitigación de riesgos: con un mapeo de actividades es más fácil estandarizar los procesos y formalizarlos.
Reducción de costos: se puede identificar fácilmente los desperdicios, fallas, mal uso de los recursos, etc.
Mejora de resultados en procesos internos y externos: es uno de los mayores beneficios, porque permite un posicionamiento destacado en el mercado (al ofrecer un mayor valor).
Mayor eficiencia: permite entregar productos y servicios con agilidad y calidad, en menos tiempo.
Gestión de tiempo optimizada: permite eliminar las actividades que no agregan valor.
Mejor visión general: una visión general de todos los procesos facilita su integración y la optimización de la organización como un todo.
Mayor capacidad de resolución de problemas: el tener visibilidad de un extremo a otro permite identificar la causa de los problemas (y sus posibles soluciones).
Cumplimiento bajo control: con procesos estandarizados y monitoreados es más fácil mantener el cumplimiento.
¿Ya estás convencido, verdad? Entonces… ¡Manos a la obra!
Te presentamos la 5 claves que Inforges brinda para la optimización:
1. Identificar el proceso y los recursos implicados.
2. Desglosar el proceso en diferentes acciones.
3. Establecer KPIs (indicadores de medida) de acciones clave del proceso.
4. Analizar datos y tomar las decisiones oportunas (a partir de los KPIs).
5. Realiza un seguimiento continuo (para realizar reajustes necesarios).
Un paso importante que no se menciona y es fundamental es el de establecer el motivo y el objetivo de la optimización, es decir, qué se pretende mejorar y porqué. Podríamos referirnos al paso 0, porque es nuestro punto de partida.
Ahora bien, tenemos el por qué optimizar y el cómo hacerlo… Es hora de hablar del dónde. El sitio Sydle menciona algunos departamentos dentro de una empresa donde se podría aplicar, y se recomienda, la optimización de procesos y recursos:
RR. HH.: por ejemplo en el procesos de onboarding, automatizando algunas acciones.
Ventas: puede facilitar el camino hacia la conversión, el cross-selling y el up-selling, por ejemplo.
Marketing: puede optimizar el flujo de producción, revisión y publicación de contenido, entre otras cosas.
Financiero: sirve para tener un mayor control de las cuentas y acompañamiento de las tareas.
Optimizar consiste en diagnosticar el presente e implementar cambios que llevan a una mejora continua, para un mejor futuro. No se trata de una obsesión por un simple capricho, sino de crearse un lugar competitivo en el mercado, que básicamente es la clave del éxito en el mundo empresarial.
