Primero, lo primero: ¿qué entendemos por digitalización del trabajo?
Según el sitio Kyocera Document Solutions hay dos conceptos que se confunden: digitalizar documentación y digitalizar un negocio. El primero hace referencia a la conversión de flujos analógicos individuales de información en bits digitales (ceros y unos); en cambio el segundo alude a la digitalización de un negocio como la forma en que esta organización se reestructura en torno a la comunicación digital y las infraestructuras de los medios digitales.
Tal vez es común confundir los dos tipos, pero se puede ver claramente la diferencia cuando se piensa a la segunda como una decisión de estrategia más amplia que involucra recursos humanos y una reorganización de elementos culturales de la entidad; que implica además una filosofía de liderazgo orientada al cambio, la modernización y la optimización. La digitalización del trabajo entra dentro de esta segunda categoría.
El mercado laboral está en un franco camino de diversificación y el hecho de acompañar ese camino, como empresa, demuestra un entendimiento del entorno y una capacidad de adaptación al cambio; vectores importantes para la competitividad.
Ya las nuevas generaciones de trabajadores están entrando al mercado laboral con una mentalidad digital. En 2021 Microsoft Argentina y la Universidad de San Andrés elaboran un informe que revela como un 77% de los argentinos prefiere trabajar de manera híbrida (online y presencial) y dentro de los motivos mencionados un 81% de los consultados menciona un aumento del bienestar y un 60% mejoras en la productividad.
Y no sólo los trabajadores. En una sociedad cada vez más digitalizada, con costumbres y expectativas orientadas a servicios de respuesta inmediata, es de vida o muerte que las organizaciones estén en sintonía con la demanda del mercado, ya que son numerosos los casos de empresas que no se adaptaron al cambio tecnológico, se quedaron en el camino y hasta entraron en bancarrota.
Además la digitalización de procesos no solo se adecua a un nuevo paradigma de trabajo, sino que realmente ayuda a eliminar el trabajo mecánico y los errores humanos en ciertas instancias. Y de ninguna manera deja de lado el trabajo de las personas ya que, ante cualquier duda o inquietud, queda preguntarse quién enciende el ordenador. El lado humano siempre opera porque para que una estrategia de digitalización funcione y se mantenga en el tiempo se necesita planificación, asistencia, monitorización y evaluación; sin olvidar que es la empresa la que decide qué áreas automatizar.
¿Cómo incorporar la digitalización del trabajo?
En su sitio web, la empresa Process Maker, propone un plan de 4 pasos para migrar de forma exitosa los flujos de trabajo a sistemas digitales:
1 – Realizar una auditoría del flujo de trabajo de las estructuras existentes:
Explica que este es primer paso para cualquier transformación digital ya que permite determinar cuáles son los flujos de trabajo más ineficientes y por ende, los que precisan en mayor medida una actualización.
Brinda además algunos indicadores específicos que ayudan a señalar los procesos que más podrían beneficiarse de una migración digital como un flujo de trabajo que requiere la introducción manual de datos, es repetitivo, necesita firmas o la aprobación de múltiples departamentos, por ejemplo.
2 – Comenzar con un flujo de trabajo digital:
Plantea que una vez elegidos los flujos de trabajo prioritarios, es preferible limitarse al que pueda utilizar más una mejora digital y como consejo explica que los mejores flujos de trabajo para elegir inicialmente son aquellos que no son técnicamente complejos porque podrían requerir recursos externos adicionales.
3 – Integrar las herramientas de comunicación:
Si aún la empresa no posee las herramienta o la estructura para aceptar los nuevos desafíos tecnológicos va a querer adaptar sus soportes y a su equipo para introducir un flujo de trabajo digital. Por suerte actualmente existen variados Softwares que permiten esta conversión, con soluciones y valores para cada tipo y tamaño de industria.
4 – Optimizar, automatizar y ampliar los flujos de trabajo digitales:
En el último paso el artículo recomienda empezar el proceso de automatización con los aspectos de su flujo de trabajo que son los más repetitivos y replicables porque son los que requerirán menos habilidad técnica para comenzar. Además especifica que después de ser aplicadas las mejoras conviene continuar supervisando su éxito para para encontrar nuevas formas de mejorar el proceso.
Se remarca que una vez que la empresa entienda el proceso de digitalización de sus flujos de trabajo, le resultará mucho más fácil continuar expandiendo esta herramienta a otros departamentos y áreas.
La realidad es que las condiciones están dadas: las herramientas de gestión son de fácil acceso e intuitivas; las plataformas permiten establecer sistemas de trabajo colaborativos, en equipo, medibles y monitoreables y supone, además, una economía de recursos y tiempo que aumenta la productividad general. Ahora sólo está en manos de las organizaciones estructurar su estrategia de potenciación, desde la digitalización del trabajo.
