La transformación digital es un proceso por el que cada vez más empresas y organizaciones apuestan, no sólo porque es más eficiente, sustentable y seguro, sino porque además también puede resultar en una importante reducción de costos y en un aumento de la productividad.
Según la Asociación Alemana de Logística (BVL) la transformación digital puede reducir costos entre un 8% y un 34%, aumentando las ganancias entre un 23% y un 34% según el sector. Lógicamente, estos cambios no son inmediatos e incorporar tecnología no es necesariamente sinónimo de mayor éxito, pero es sin dudas un cambio hacia el que se está moviendo el mundo empresarial.
Más tecnología = más productividad
Una constante de las empresas es la permanente búsqueda de la mejora de la eficiencia de sus procesos, y las nuevas tecnologías están permitiendo su aplicación en innumerables situaciones. En líneas generales, la mejora en la productividad se genera de tres formas:
- Reduciendo los tiempos en la ejecución de procesos.
- Eliminando o sustituyendo total o parcialmente tareas dentro de esos procesos.
- Incorporando nuevas funcionalidades que aporten valor al proceso ya existente.
La digitalización, de la mano del monitoreo y trabajo remoto, la robotización y la optimización de procesos, puede mejorar los costos laborales en porcentajes superiores al 60%.
Pero, ¿por dónde empezar?
Muchas empresas comienzan por algo que parece básico pero que juega un rol clave en la optimización de recursos al largo plazo: la automatización y digitalización de documentos y el almacenamiento en la nube. Estos cambios pueden traducirse en agilización de tiempos dedicados a tareas mecánicas, optimización de una variedad de procesos, ahorro en costos materiales y en alquiler de espacios físicos, acceso inmediato a la información de manera digital, desde cualquier lugar y en cualquier momento, y reducción del impacto ambiental. Básicamente, se trata de simplificar al máximo los aspectos operativos de la empresa, que a su vez repercuten en la gestión y la evolución del modelo de negocios.
La digitalización también facilita un cambio fundamental desde lo estratégico: conocer mejor a los clientes para así poder adaptar los productos/servicios a sus necesidades puntuales. Hoy, por ejemplo, hay una infinidad de CRMs (Customer Relationship Management) de fácil aplicación y acceso que permiten un acercamiento mucho más sistemático y personalizado al cliente, simplificando las tareas del área comercial y permitiendo un seguimiento mucho más metódico del público objetivo. No hace falta explicar que esto, bien aplicado, no sólo puede resultar en un aumento de ventas, sino también en una mayor fidelización a largo plazo y en procesos más eficientes y específicos.
Los aspectos clave a considerar para reducir costos
Una máxima que rige el mundo empresarial es conseguir el máximo beneficio con el menor gasto posible, y en esto la tecnología es un gran aliado. A continuación, algunas recomendaciones básicas para comenzar el proceso de digitalización que ayudarán a reducir costos:
- Apostar por software que centralice la entrada de información de cada área y la ponga a disposición del resto de la empresa en tiempo real.
- “Subirse” a la nube. Alojar la información en un sistema basado en la nube permite un ahorro de hasta un 50% con respecto a la gestión tradicional de infraestructuras físicas, además de tener un impacto ambiental positivo al reducir el uso de papel y las impresiones.
- El Internet de las Cosas. El IoT (por sus siglas en inglés) permite que cada máquina mida y comunique todas sus variables para que sean analizadas, lo que facilita la anticipación del mantenimiento y reduce las interrupciones.
- Aprovechar al máximo la automatización de tareas y procesos para que la gestión sea más fluida y eficiente.
- Reducir los márgenes de error. Muchas veces algunos de los costos evitables de las empresas son causados por errores humanos, por lo que la digitalización también debería centrarse en reducirlos lo máximo posible.
- Mejorar la gestión de inventarios a través de un software adecuado, para garantizar su confiabilidad y veracidad.
- Reducir el tiempo muerto de máquinas y empleados. Las averías o los errores en las órdenes de trabajo pueden hacer que se incumplan plazos de entrega y que disminuya la productividad y la calidad.
- Generar bases de datos. La digitalización también facilita la creación de bases de datos, que se pueden adaptar a lo que sea necesario: pedidos, clientes, proveedores, tiempo de entrega, etc.
- Controlar mejor los gastos de personal. La sistematización facilita el control de gastos del personal, desde la reducción de desplazamientos innecesarios hasta la optimización de los recursos que se le otorga.
- Prevenir fallas en los equipos. La tecnología permite programar y mantener los cronogramas de mantenimiento de los equipos, para evitar fallas y arreglos que terminan siendo más costosos que el mantenimiento preventivo.
- Gestionar pagos y cobros. Este es un factor clave: un buen software de gestión nos va a ofrecer un pantallazo detallado de pagos, cobros y presupuestos generados en todo momento, reduciendo errores y garantizando que se respeten los montos acordados.
De todos modos, es importante recordar siempre que la digitalización no se ve igual en todos los casos: cada empresa y cada rubro tiene sus particularidades y parte de la eficiencia de estas incorporaciones está en cómo se apliquen a cada caso. Lo que sí sabemos con certeza es que, llevada a cabo correctamente, la digitalización puede potenciar enormemente el crecimiento de las organizaciones.
